夜卒をして昼職へ転職をしようと色々準備や対策をし、ようやく面接直前。求人に応募したしあとは面接を乗り切るだけ！あれ？でも、面接日程の確定連絡がメールが来たけどこれって返信するべき？どのように返信したら良いの？と困っていませんか？

そこで今回は、面接日程確定メールのマナーについて解説いたします。

面接の日程確定までの流れや返信時のポイントも紹介するので、面接を控えている人はぜひチェックしてみてくださいね。

面接日程をメールで決める場合の流れ

面接の日程連絡は、メールか電話で行われます。今回はメールで日程を確定させるまでの一般的な流れを見ていきましょう。

メールで面接の日程を決める際は、企業から候補日を提示される場合と候補日の提示を求められる場合の2つがあります。いずれの場合も、一方が提示した日時を了承すれば面接日が確定します。

自分から候補日を出す場合は、必ず複数の日時を提示しましょう。

面接官は日々多くの応募者と面接をしています。ピンポイントで指定されても調整できるとは限らず、もしその日時で面接が組めなかった場合は再調整となります。

そうするとやり取りの回数が増えるだけでなく、調整が遅れたことにより別の応募者で決まってしまうことも考えられ、面接の機会を失ってしまうかもしれません。

メールでの面接日程の連絡に返信する？

面接の日程確定メールには、基本的には返信しましょう。
面接日程について自分が合意したことを伝えるためです。「自分の希望する日程を伝え、企業側がOKしたから改めて返信する必要はないのでは」と思う人もいるかもしれません。

しかし、企業側では「候補日を出した時点から予定が変わっているかもしれない」と考えている可能性もあります。そうした企業の懸念を払拭するためにも、日程に了承したことを返信する必要があるのです。

■自動送信の場合

企業や場合によっては、送信専用アドレスから日程確定メールが送られてくることがあります。この場合、返信は不要です。そもそも送信専用アドレスに返信をしても、メールは届きません。

また、「返信不要」とメール内に書かれている場合も返信は不要です。

自動送信や返信不要と記載しているのには、やり取りしている人数が多く、少しでもやり取りを減らしたいことが背景にあると考えられます。

そのため、返信をすると企業にとってはかえって手間を増やされたという印象を与えることになりかねません。このケースにおいては、返信しない方がマナーを守っていると言えるでしょう。

面接日程のメール連絡への返信ポイント

手動で送られてくるメールには、返信をする必要があります。
しかし、どのように返信をすれば良いのか分からない！という人もいるでしょう。ここでは、面接日程確定メールに返信するときのポイントを解説します。

1.できるだけ早く返信する

面接の調整に限った話ではありませんが、企業からのメールにはできるだけ早く返信をしましょう。基本的に24時間以内に返信をし、可能であれば営業時間内に返信できるとなお良しです。

面接官は日々いろいろな業務をこなしているので、時間が空くとやり取りの内容を思い出すのに時間がかかってしまいます。これは相手に負担をかける行為なので、避けた方が良いです。

どうしてもすぐに返信ができない場合には、内容を確認したこと、改めてメールを送ることだけ先に伝えましょう。

また、返信する時間帯は日中にするのが無難です。深夜や早朝の返信は生活リズムの乱れを疑われるため、できるだけ控えた方が良いでしょう。

2.件名の「RE:」は残したままでOK

すでに企業とメールのやり取りをしたことがある場合、件名の頭に「RE:」と入っていることがあります。返信する際は、この「RE:」は残したままで問題ありません。

「RE:」は前回のメールへの返信であることを意味し、これによってやり取りの続きであることが分かります。逆に消してしまうと、相手が新規メールと勘違いする恐れがあり、負担をかけてしまう原因になります。

また、返信メールの入力画面にはこれまでの本文が残っていることがほとんどです。過去のメール文面も残しておくことで、やり取りの流れをスムーズに理解できます。

3.最後に署名を入れる

署名を入れ忘れる人は意外と多くいます。署名はメールの末尾に挿入する、自分の連絡先を伝えるものであり、ビジネスメールでは入れるのがマナーとされています。

署名には最低限、氏名・電話番号・メールアドレスを入れておけばOKです。2通目以降は、簡略化したものでも構いません。都度署名を入れるのが面倒な場合は、メールの機能で自動挿入することもできますよ。

なお、転職活動においては、個人のメールアドレスを使用するのがマナーです。署名欄にも現在の会社のメールアドレスは記載しないよう、注意しましょう。

4.装飾や記号を多用しない

読み手への配慮や自分のアピールのために、本文を装飾したいと思う人もいるかもしれません。しかし、過度な装飾はビジネスメールにはふさわしくないため控えましょう。

特に絵文字や顔文字を使うのはNGです。絵文字の場合、デバイスによって正しく表示されず、メールが崩れてしまう原因にもなります。

【】は強調するときによく使われますが、本当に必要な場合を除いては使わない方が良いでしょう。

また、署名欄を囲むときにも記号を使うことがありますが「-」や「=」など、できるだけシンプルなものにする方が無難です。

さいごに

いかがでしたか？
今回は、面接の日程確定までの流れや返信時のポイントについて解説しました。

もしかしたら、今まさに企業から面接確定のメールが届いてオロオロしていた･･･なんて人もいるかもしれませんね。

日程変更や返信内容の例文については、別途コラムでご紹介します。そちらもぜひ参考にしてください。