夜卒をして昼職に転職しようと、数多くの求人の中から「これだ！」という求人に応募したら、面接確定のメールが届いた！？え、どう返信しよう･･･？と焦ったあなたは、別途コラム『面接の日程確定メールに返信は必要？返信内容はどうしたらいい？』を参考にしてください。
でも、体調不良だったり、どうしても外せない予定が入ってしまったり、そもそも予定が入っていたことを忘れていたりなど、「面接日を変更したい･･･」という場合もありますよね。
また、企業側からなかなか面接日程のメールが届かない！なんてケースもあります。そんな時は一体どうしたら良いのでしょうか？
そこで今回は、面接日程の変更や日程確認をしたい場合の対処方法について詳しくご紹介いたします。
面接日程確定後に日程変更したい場合
どうしても面接日の確定後に、日程変更が必要になってしまうケースもあります。
「変更したら不採用になるかも？」「どうしたら良いんだろう･･･」と慌てず、冷静に対応しましょう。
1.判明した時点からできるだけ早く連絡する
もし約束した日時に面接に行けないことが分かったら、その時点ですぐに企業に連絡を入れましょう。企業はあなたの面接をするために、仕事の割り振りや会議室の予約など、さまざまな準備を行っています。
もし準備途中で日程変更の連絡が入れば、相手への負担は最小限で済みます。しかし、言いづらいからと連絡が遅れたり、ドタキャンという形になったりすれば、迷惑をかけるだけでなく印象も悪くなるでしょう。
2.必ず丁寧な謝罪をする
日程変更の連絡を入れる際は、変更を希望する理由と謝罪の意をしっかりと伝えることが重要です。面接の日程を変更することは、面接よりも他の用事を優先することを意味します。
それだけですでに失礼な行動と捉えられてしまうので、まずは申し訳ない気持ちを丁寧に伝えましょう。
また、日程の変更を希望する理由を、正直に伝えることも重要です。やむを得ない事情があることを伝えれば、企業側もきっと理解してくれます。この時、下手な言い訳をすると心証が悪くなるので注意しましょう。
3.新たに送る候補日を複数用意する
面接の日程変更を希望する際は、候補者側から変更日時を提示するのがマナーです。
候補日が複数ある方が調整しやすいため、代替の日程は必ず複数送りましょう。
また、候補日を複数出すことで、面接に対する意欲を伝えることもできます。どうしても複数の日程を出せない場合は、直近で調整できる最速の日程を提示します。その際は、候補日が1つであることに対して一言謝罪を入れておくと良いでしょう。
面接日程の確定メールが届かない場合
面接の日時が確定していないのに、企業からまったく連絡が来ない場合はどうすれば良いのでしょうか？
■まずは自分側に原因が無いか確認する
返信が来ないと思ったら、まず自分側に原因がないかを確認しましょう。
- 迷惑メールフォルダに入っている
- パソコンからのメールを受け取らない設定にしている
- 単純に見落としている
よくあるケースは上記3点です。
いずれかに当てはまった場合、企業からのメールに対する返信が遅れてしまっています。そのためメールを発見したらすぐに返信をし、返信が遅れたことに対して謝罪の言葉を入れましょう。
■焦らずに待ってみる
自分側のミスが原因ではない場合、企業側が何らかの事情により返信ができていないことが考えられます。面接の候補日までに余裕がある場合、まずは焦らずに返信を待ってみましょう。
もちろん、企業側の単純な見落としも考えられますが、焦って催促のメールを送るとせっかちな印象を与えてしまう恐れがあります。担当者が多忙で返信する時間を取れていなかったり、体調不良で休んでいたりする可能性もあります。
こちらから再度連絡するタイミングは、以下を目安にしましょう。
- 面接予定日の2日前
- 最後の連絡から1週間以上空いたとき
- 相手が返信するといった日から1～2日経ったとき
■予定が迫ってきたらメールで問い合わせる
面接予定日が迫っていても返信が来ない場合は、こちらからリマインドのメールを送ってみましょう。ただし、メールで問い合わせる際には相手を責めるような言い方は避けるようにします。
仮に相手の見落としだったとしても、それを責められては相手も良い気分にはなりません。あくまで面接日程を確認するという姿勢で送ることが大切です。
また、焦って電話で確認したくなるかもしれませんが、電話は相手の仕事を中断させてしまうため、緊急でない限りは控えましょう。
さいごに
いかがでしたか？
今回は、面接日程の変更や日程確認をしたい場合の対処方法についてご紹介しました。
企業のメールに返信する時は、24時間以内を心がけましょう。また、どうしても日程を変更しなければならない場合は、謝罪の言葉と事情を丁寧に伝えることがポイントです。
