「今日は体調が悪いから休みたい･･･」っていう日もありますよね。キャバクラなどの夜職では、電話ではなくメールやLINEなどで連絡をしても問題ないでしょう。
しかし、別途コラム『仕事を休みたい･･･欠勤連絡のマナー。メールやLINEはOK？』でも解説したとおり、昼職では電話連絡が基本です。
電話って苦手･･･。どう言えば良いの？と思う方もいるでしょう。
そこで今回は、昼職で会社に欠勤の電話連絡について例文付きでご紹介いたします。
風邪ひいた･･･欠勤連絡の電話で使える例文
でもやっぱり、いざ電話をしようと思っても「何て言えばいいの･･･？」って困っちゃいますよね。そんなあなたのために、体調不良で会社を休む時の電話で使える例文をご紹介します。
自分自身の体調が悪い場合
NG例
「なんとなく体調が悪いので今日は休みます。」
これだと明確な理由も伝えないまま一方的に休むと報告しているだけで、欠勤して申し訳ないという気持ちが伝わりません。理由を相手に話して相談し、許可をもらうような言い方をしましょう。
OK例
「おはようございます。〇〇です。実はいま〇〇度の熱があり、本日は出社できそうにありません。大変申し訳ありませんが、本日はお休みをいただけないでしょうか？」
大抵の場合は「分かりました。お大事にしてください。」等の返事があるはずです。
子どもや家族が病気になった場合
「子どもが体調を崩して学校を休むのですが、通院に付き添いが必要です。大変申し訳ありませんが、本日はお休みを頂戴してもよろしいでしょうか？」
子どもや家族の体調不良の場合、もし前の日の時点で翌日休むことが分かっていれば、前日のうちに連絡を入れても構いません。
会社によっては、子どもや家族が病気の時は在宅勤務に切り替えができるなど柔軟に対応してくれるところもあります。
「本日は子どもが体調不良のため、〇時から〇時まで在宅で対応させていただきます」と、在宅で勤務するということと、勤務時間を伝えましょう。
また、子どもや家族がインフルエンザやノロウイルス、新型コロナウイルスなどの感染症である場合は、二次感染の心配がなくなるまで出勤は控える旨を報告してください。
病院を受診する場合
NG例
「熱があるので、とりあえず病院に行ってきます。」
現在の症状がわからないと、上司も心配です。もし、新型コロナウイルスやインフルエンザなどの感染症と診断された場合は、社内で広まる恐れがあり欠勤も長期になるので病名は隠さず伝えなければなりません。
OK例
「〇〇度の熱があるため、これから病院に行って診てもらいます。病名が分かり次第、もう一度連絡いたします。」
病院を受診して症状がはっきりしたら、次の日出社できそうかどうかの連絡を入れるようにしましょう。
「受診して検査を受けたところ、インフルエンザでした。医師からは〇日は出社しないようにと言われています。症状が良くなってから再受診し、医師のOKが出たら出社したいと思います。出社可能になりましたら、またご連絡いたします。」
仕事の引き継ぎがある場合
NG例
「誰か分かっている人が対応してくれると思います。」
これでは、上司は誰に代わりを務めさせればいいのかわかりません。誰なら自分の代わりに仕事ができるのか、きちんと上司に伝えることが大事です。
OK例
「本日は〇時から〇〇社で打ち合わせが入っております。同行する予定の〇〇さんが必要な資料は一式持っていますので、打ち合わせ対応をお願いしたいと思います。」
出社の目安を伝える場合
NG例
「体調が良くなったら会社に行きます。」
これでは、いつ出社してくるのか会社としても予定が立ちません。いつどうなったら出社できるのか、それはいつになる見込みなのかをきちんと伝えましょう。
OK例
「医師には熱が引いて気分が悪くなければ出社して良いと言われています。いま薬が効いて熱も下がり気味なので、おそらく明日には出社できると思います。」
最後に
電話が苦手という人は結構いますよね。体調不良時だと余計に億劫になるものです。
でも、例文があればなんとか頑張れそうじゃないですか？例文そのままでもOKなので、休む際は必ず電話連絡をしましょう。
もし会社の電話に誰も出なくて留守番電話になったからと言って、留守電に「休みます」と一言残すだけというのはNGですよ！誰も気がつかない可能性もあり、その日に予定していた仕事の割り振りもしなければならないからです。
欠勤連絡のマナーについては、別途コラムにてご紹介しているのでぜひそちらを参考にしてみてくださいね。
